ترتيب الأوليات

التنظيم الايجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما : التخطيط وترتيب الأولويات
. وقد وضع ( ادوين بلس ) في كتابه ( Get Things Done ) أبجدية ترتيب
الأولويات . وكلمة أبجدية هنا مشتقة من ( أ. ب. ج. د ) فهو يرتب الأولويات
كما يلي :

أولوية ( أ ):خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها من
خلال ادارة الأزمات أو بأسلوب المطافىء التي لا تتدخل الا بعد اشتعال
الحريق . ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج الى تخطيط ،
أو لأنهم مجبرون على ذلك .

أولوية ( ب ) : خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة ، وهي الأعمال التي
ننجزها والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وادارة المستقبل .
ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى ، ولأتهم
يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول ، ولأنهم لم
يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل .

أولوية ( ج) : تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة ، وهي الأعمال التي
ننجزها لارضاء الآخرين ، أو لعدم ادراكنا لضآلة قيمتها ، أو لأننا غير
مدربين على ادارة الذات واشتثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة .

الادارة الفعالة للذات تتطلب :
استثمار معظم الوقت في ادارة الأولوية (ب) ، وجزء كبير من الوقت في ادارة الأولوية ( أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج) .
في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د) ، وهي تتعلق بالأعمال غير الهامة وغير العاجلة .

وهذه الأنشطة لاتدخل في صميم العمل ، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود
الضائع في أنشطة تضر بالعمل ، مثل : الاتصالات التلفونية الشخصية للحديث في
أي شيء ، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة ،
والبطالة المقنعة التي تؤثر سلبيا على الروح المعنوية ، والزيارات المفاجئة
التي تربك العمل . هذه الأولوية السلبية التي تسود في المجتمعات المتخلفة
يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء من الوقت المتاح في
الأولوية ( ب ) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة ( د) .
أعمال اليوم والأسبوع :

بعد أن تعرفت على ( أبجديات ) تحديد الأولويات ، يمكنك استخدامها جنبا الى
جنب الأفكار التالية التي ستساعدك على التحكم بعملك اليومي والأسبوعي :

خطط لعمل الغد من اليوم ، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل ، وضع هذه
القائمة مبكرا ، يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة .
كن مرنا واستخدم احساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد وتغيير الأولويات طبقا لاحتياجات العمل .
حدد موعدا خاصا مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جدا ، والتي تحتاج الى
تركيز شديد . في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك ،
ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات . خصص مثل هذا
الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها .

لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات ( أ) و ( ب )
واحذر أن تطغى الادارة بأسلوب المطافىء على عملك وحياتك . لا تجعل الأولوية
( أ ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم ، وخصص بعض الوقت للأولوية ( ب
) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية . عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار
ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بغض أهدافك طويلة المدى ، والتي ستقلل من اعتمادك
على الأولويات الأخرى بالتدريج ولا تنس أن الوقت هو الحياة .